14.05.2002 Klubil oli külas EMT avalike suhete juht Kaja Pino, kes koos Leivoga arutlesid organisatsiooni sisekommunikatsiooni teemadel.
Klubi sai taas kord kokku Tiigrikäpa kohvikus.
Vastavalt eelmisel korral kokkulepitule rääkisid “paar sõna endast ja muidu vabalt valitud teemal” kaks klubi liiget — Jaan Metsa ja Alar Jõeste.
Klubiõhtu põhiteemaks oli vastavalt varem väljakuulutatule “Ettevõtte sisekommunikatsioon“.
Klubil oli külas EMT avalike suhete juht Kaja Pino, kes koos Leivoga tutvustas EMT kogemusi selles vallas.
Endistel aegadel käis suhtlus EMT maja sees meilitsi, olid olemas nii Outlooki/Exchange ühised kaustad, jagatud serveri kettad jms. kuid pea-aegu kõik kurtsid pidevalt, et info ei liigu ja just nemad konkreetselt ei tea asjast enamasti midagi.
Seetõttu algatati vastavad projektid nii dokumendihaldussüsteemi kui ka siseportaali hankimiseks.
Pikkade otsingute tulemusena valiti baastarkvaraks Microsoft SharePoint Portal Serverning süsteemi asus looma BCS.
Infovajaduste väljaselgitamiseks viidi läbi sisekommunikatsiooni audit, mille käigus intervjueeeriti EMTs kokku üle 70 inimese kes valiti välja EMT vähendatud mudeli põhimõttel.
Tulemusena valminud EMT siseportaal ühendab endas nii portaali kui dokumendihalduse. Põhimõtteliselt on portaali uudiseid ja sõnumeid võimalik lisada kõigil EMT töötajatel nende ametist sõltumata. Uudised omakorda jagunevad n.ö ametlikeks uudisteks ja “tore teada” uudisteks. Esimesed sisaldavad eneses n.ö. ametlikku tööalast infot, mis on jagatud 4 valdkonna 4 liigi vahel, “tore teada” alajaotis sisaldab aga infot firmasiseste ürituste, sünnipäevade, naljade, ostu-müügikuulutuste ja muu kõikvõimaliku selllelaadse kohta. Oma koht on ka piltidel jms. materjalidel.
Lisaks uudistele sisaldab siseportaali dokumendihalduse pool pea kõiki firmasiseseid dokumente alates käskkirjadest kuni kasutusjuhendite ja ametijuhenditeni. Üle kogu portaali on võimalik dokumente ka sisu järgi otsida.
Tänase seisuga on siseportaal, mille nimeks ilmselt EMT logost ajendatuna Triinu, kasutajate poolt hästi vastu ja ka kasutusele võetud.
Mõned üldised mõtteterad, mis kõlama jäid:
- siseportaal on sisemine kommunikatsioonivahend
- kasutajal peab seal mõnus olla olema, seal peab olemas olema sisu, mis inimese sinna taas tagasi toob
- kasutajate harjumusi saab suunata
- on olemas palju n.ö. valmislahendusi, kuid samas mugava ja konkreetse organisatsiooni vajadustele suunatud keskkonna kujundamiseks on vaja ka ise vaeva näha
- alustage sisekommunikatsiooni auditist! pange paika, mida teie inimesed vajavad nii oma tööks kui lihtsalt hea töökeskkonna jaoks
- liigitage info optimaalselt ja samas arusaadavalt ning tehke selle sisestamine ja ka kasutamine võimalikult lihtsaks
- kasutajate koolitusele aja ja raha kulutamine on äärmiselt kasulik
